Lograr una participación equilibrada y válida de todos los participantes en una reunión no es tarea sencilla. Los líderes, que suelen acaparar la reunión. Los seguidores, intervienen lo imprescindible y agrupndose en torno a un líder. Y los introvertidos que tienden a difuminarse en las reuniones.
Para la persona que dirige o modera una reunión esto supone un problema porque hay ciertas personas que aglutinan las intervenciones dejando poco o nada de tiempo al resto para que puedan expresarse.
Presentamos a continuación algunos consejos para facilitar la participación de todos.
Procurar
- Gratificar toda intervención, aunque sea agresiva.
- Repetir lo que un oyente ha dicho y matizar, si cabe.
- No dar excesiva importancia si algún oyente no queda convencido.
- Si hay objeciones de una persona de peso, construir sobre la parte común y minimizar diferencias.
- Terminar con un agradecimiento. Señalar que su actitud ha sido positiva y estimulante
Evitar
- Desprestigiar al que pregunta.
- Contestaciones largas.
- Dar la sensación de que el tema no es importante.
- Decir “no lo sé” y pasar a otro tema.
- Entrar en discusiones particulares.
Reglas de oro para la técnica de preguntas
- Tener un objetivo para cada pregunta.
- Hacer las preguntas de una manera corta y simple, buscando provocar la respuesta del interlocutor (con ¿“qué”? y ¿“cómo”? suele conseguirse).
- Ampliar la pregunta para facilitar la respuesta en el caso de que no quedara clara.
- Formularlas de una en una.
- Evitar la sensación de interrogatorio, crear un clima distendido.
- No hacer preguntas molestas, rebuscadas o capciosas.
- No es aconsejable preguntar para poner en evidencia la ignorancia de algún asistente.
- Pedir permiso para preguntar sobre temas delicados o privados.
- No responder las propias preguntas: esperar la respuesta del interlocutor.
- Para preguntar a un individuo concreto, primero llamarle por su nombre (así se le da la oportunidad de prepararse).
- Evitar que siempre respondan los mismos.
- Si nadie responde inmediatamente a una pregunta, esperar. Si después de la pausa no responde nadie, dirigirla a alguien en concreto.
- Abrir las preguntas contestadas con un “sí” o un “no” con otras preguntas más precisas.
- Escuchar activamente.
- Recordar las respuestas (mejor tomando notas).
Estrategias para estimular y canalizar la participación
- Recordar el objetivo de la reunión, no permitir excesivos casos particulares o anecdóticos, incluyéndose a uno mismo.
- Atenerse al guión elaborado: lo que se va a discutir, el resultado esperado, etc. Mantener la discusión “encarrilada”.
- No dogmatizar, la verdad a menudo es algo relativo.
- Hablar con el grupo y no al grupo.
- No perder la posibilidad de razonar cuando surja una idea enteramente nueva.
- Escuchar y que los demás perciban que se hace. No interrumpir, demostrar respeto por lo que dicen los demás.
- Jamás dejar que la reunión degenere en una discusión entre dos participantes. En este caso hacer participar inmediatamente al resto del grupo.
- Reservar tiempo para las preguntas.
- Evitar decir que no se está de acuerdo, buscar otros caminos.
- No permitir ironía, acusaciones, falta de atención o descortesía a ningún participante. Si se debe advertir algo o a alguien, es mejor hacerlo en privado de forma positiva y relajada.
Desde Human Performance podemos ampliarte esta información y, si lo consideras oportuno, ayudarte a adoptar estas medidas en tu organización. Ponte en contacto con nosotros y nuestro equipo profesional te atenderá encantado.
Si te ha gustado esta entrada, y deseas recibir todos nuestros artículos cómodamente en tu email, te invitamos a suscribirte a nuestro blog.
Socia y Directora de Consultoría de RR. HH. en Human Performance.
Te invito a visitar mi perfil completo.
