Cómo mejorar el onboarding y evitar la rotación

¡Uf! Finalmente, encontraste al candidato adecuado y aceptó tu oferta. Comienza la semana que viene. Trabajo finalizado ¿verdad?

Piensa otra vez.

Contratar al candidato adecuado es solo el comienzo. Sin un buen proceso de incorporación, podrías estar desperdiciando todos tus esfuerzos.

Grandes contrataciones + incorporación deficiente = empleados fallidos

¿Estás contento con tu proceso de onboarding? ¿Y los nuevos empleados, también?

Un estudio realizado por Gallup encontró que solo el 12% de los empleados “está totalmente de acuerdo” en que su organización hace un gran trabajo al incorporar a nuevos empleados. ¡Vaya!

No es ningún secreto que la incorporación exitosa reduce la rotación. ¿Pero sabes cuánto le cuesta a tu empresa reemplazar a tu empleado promedio?

El verdadero coste de la incorporación deficiente

Según un estudio realizado por la Society for Human Resource Management (SHRM), a la empresa le cuesta un promedio de entre 6 y 9 meses el salario de un empleado identificar e incorporar un reemplazo.

Pero eso es solo el comienzo. Las empresas con programas de incorporación exitosos también reportan mayores ingresos y márgenes de ganancias. Calcule cuanto le cuesta cada día adicional que necesita para que un nuevo empleado esté al 100%

Lo peor de todo es que estos números no tienen en cuenta el tiempo que supone a los otros miembros del equipo poner en marcha esa nueva contratación, ni la productividad real que el nuevo empleado podría comenzar a tener.

Puedes mejorar tu proceso de onboarding

Sabiendo que la incorporación de nuevos empleados de manera efectiva es tan importante, ¿qué debes hacer si el proceso de tu empresa no es muy bueno?

La incorporación es mucho más que aprender sobre las políticas de una empresa y dónde está la cafetera. Sin embargo, diseñar el mejor proceso para incorporar a tus nuevos empleados no es fácil.

Empecemos con cuatro consejos para ayudarte a incorporar nuevos empleados de manera más efectiva:

1.- Diseña tu plan de onboarding

El primer paso para incorporar con éxito a un nuevo empleado comienza mucho antes de que ese empleado llegue a la oficina.

Puedes pensar que conoces todos los pasos que deseas seguir, pero hasta que lo escribas, no te asegurarás de que todo el proceso sea coherente.

Si crees que hay algunas lagunas en tu proceso de onboarding, considera usar las “Cuatro C” para asegurarte de cubrir los aspectos básicos

Las cuatro C

Las Cuatro C son un marco creado por Tayla Bauer, autor de Onboarding New Employees: Maximizing Success.

El propósito de las 4 C es ayudar a los gerentes a conseguir todo lo que los nuevos empleados necesitan para comenzar. No solo para que se sientan bienvenidos, sino para prepararlos para el trabajo y para que puedan comenzar a contribuir lo más rápido posible.

Cuanto mejor cuides a tus nuevos empleados en cada una de estas áreas, más rápidamente se sentirán cómodos y serán efectivos.

Las cuatro C son:

CUMPLIMIENTO significa conseguirles los recursos que necesitan para conocer las políticas y procedimientos de la empresa. Aquello que todos deben conocer, la documentación de trabajo, etc. Probablemente esto sea más amplio cuanto más grande sea la empresa.

Esta es información que RR.HH. debe proporcionar. Nadie quiere leer un manual aburrido, así que hay que pensar en diseñarlo de manera creativa.

CLARIDAD es enseñarles acerca de su misión y su papel en la organización. Darles a las personas una sólida comprensión de su objetivo y el significado de su trabajo puede elevar su motivación.

CULTURA incluye los valores y la historia de la empresa. Si tu empresa tiene definidos los valores, encuentra formas creativas de contarle al nuevo miembro del equipo sobre ellos. Si puedes compartir historias sobre cómo el equipo los vivió en el pasado, mucho mejor.

CONEXIÓN, se trata de ayudar al nuevo empleado a construir relaciones y conectarse con compañeros de trabajo. ¿A quién necesitan conocer? ¿Ha tenido la oportunidad de conocer a todos los miembros de su equipo?

Como puedes ver, no solo hay que pensar si su ordenador, su cuenta de correo y sus claves están listos el día 1. Las 4 C pueden guiarte para que no se pierda nada importante en el proceso de onboarding.

¿Cómo introduces al nuevo empleado en la cultura?

Hay innumerables formas de presentar a los nuevos empleados la cultura de la empresa. Sin embargo, lo más importante es que lo hagas y que pienses cómo hacerlo.

Considera, además, los hábitos y comportamientos habituales en la empresa:

  • ¿Cuáles son las expectativas sobre la capacidad de respuesta fuera de horas?
  • Si hay recepcionista, ¿qué suelen hacer las personas si alguien entra?
  • ¿Qué normas debe conocer? (por ejemplo, viernes informal, martes sin reuniones, días de compartir comida)

Es incómodo cuando te sientes como un extraño. Informarles sobre algunos de los hábitos comunes de su equipo puede evitar confusiones o fallas involuntarias.

La mejor manera de evitar perderse cualquiera de estas cosas es asegurarse de tener una lista de verificación simple de estos elementos. Anótalo y siempre podrás mejorarlo a medida que contrates e incorpores a más personas.

2.- Haz de la comunicación abierta y regular una prioridad

De las 4 C, la conexión es la más importante.

Si no ayudas a los nuevos empleados a construir las relaciones clave que necesitan para prosperar en su trabajo, no les estás dando lo que necesitan para tener éxito.

La falta de comunicación puede generar confusión y problemas costosos. Y, eventualmente, que se vayan para siempre.

Es importante consultar regularmente con los nuevos miembros del equipo. Y, referiblemente, en persona. Podría ser simplemente un” ¿Cómo te va? “… Cuanto más puedas comunicarte y compartir con el nuevo empleado en los primeros días, mejor será la experiencia.

Al mantener abierta esa línea de comunicación, esos nuevos miembros del equipo son libres de discutir cualquier cosa que pueda estar deteniéndolos.

La tecnología y los sistemas sofisticados pueden simplificar el proceso de aprendizaje. Sin embargo, nada puede reemplazar las interacciones cara a cara con los nuevos empleados. No importa cuán grande o pequeño sea el equipo o cuántos recursos tengas, la comunicación es esencial para incorporar a sus nuevos empleados.

3.-Dale a cada nuevo empleado un amigo

Se llama “buddy mentoring”, es una forma simple pero efectiva de integrar a los nuevos empleados a la empresa y hacerlos sentir bienvenidos.

Un amigo puede hacer varias cosas por los nuevos miembros del equipo, que incluyen:

  • Enseñarles sobre cualquier tarea o proceso desconocido.
  • Mostrarles dónde obtener suministros básicos de oficina, dónde está el baño, la cultura del almuerzo y cómo usar el equipo.
  • Explicar las pautas de la compañía y los aspectos de su cultura.
  • Compartir conocimientos generales sobre la empresa que los ayudarán en su día a día.
  • Involucrarlos en actividades sociales que crean vínculos

El sistema de “buddy mentoring” también facilita al nuevo empleado hacer preguntas. En lugar de preocuparse por molestar a su superior u otro miembro del equipo, el nuevo empleado tiene un amigo designado al que puede recurrir para preguntas básicas y orientación. Si eliges a alguien que haya sido contratado recientemente, tiene la ventaja adicional de pensar como el nuevo empleado y saber qué dudas es probable que tenga.

4.-Usa pequeños gestos para que los nuevos empleados se sientan bienvenidos

Pequeños gestos, como un kit de bienvenida pueden hacer que los nuevos empleados se sientan bien acogidos en su primer día. También los introduce a la cultura de una manera creativa, a menudo visual, y los prepara para el puesto.

No hay una forma correcta o incorrecta de hacer un kit de bienvenida o cualquier tipo de gesto como este. Lo importante es que le brindes al nuevo empleado todo lo que necesita para comenzar sin problemas.

¡Es la intención lo que cuenta!

Si puedes lograr que tu empresa respalde una inversión en un kit de bienvenida, creará una experiencia notable de la que hablarán.

Sin embargo, si tienes un presupuesto limitado, aún puedes hacer algunas cosas básicas para darles la bienvenida:

  • Dale una pequeña tarjeta de regalo para cubrir los cafés con sus colegas en su primera semana. Esto pueden ser 20€ muy bien gastados.
  • Lleva al equipo a comer para que todos puedan reunirse con el nuevo empleado en un ambiente relajado.
  • Trabaja con ellos antes de la fecha de inicio para preguntar el equipo qué necesitan para que esté todo listo cuando lleguen el día 1.

¡Se creativo! Incluso en unos pocos minutos de brainstorming, apuesto a que puedes encontrar con tu equipo algunas cosas divertidas y económicas para presentar a un nuevo miembro del equipo y darle la bienvenida.

Haz que tu proceso de onboarding sea eficiente y memorable

No importa cómo sea el onboarding de tu empresa, con los consejos que hemos visto, no solo puedes hacer que sea más memorable para los nuevos empleados, sino que sea más eficiente para el equipo en general.

No hagas que la incorporación de nuevos empleados sea una idea de último momento: conviértelo en una parte clave de la cultura de la compañía. Unos minutos de organización y consideración pueden marcar la diferencia entre un gran primer día y días de pérdida de productividad.


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