¿Cómo estimular la participación en una reunión? - Human Performance

¿Cómo estimular y canalizar la participación en una reunión?

¿Cómo estimular y canalizar la participación en una reunión? - Human PerformanceLograr una participación equilibrada y válida de todos los participantes en una reunión no es tarea sencilla. Los líderes, que suelen acaparar la reunión. Los seguidores, intervienen lo imprescindible y agrupndose en torno a un líder. Y los introvertidos que tienden a difuminarse en las reuniones.

Para la persona que dirige o modera una reunión esto supone un problema porque hay ciertas personas que aglutinan las intervenciones dejando poco o nada de tiempo al resto para que puedan expresarse.

Presentamos a continuación algunos consejos para facilitar la participación de todos.

Procurar
  • Gratificar toda intervención, aunque sea agresiva.
  • Repetir lo que un oyente ha dicho y matizar, si cabe.
  • No dar excesiva importancia si algún oyente no queda convencido.
  • Si hay objeciones de una persona de peso, construir sobre la parte común y minimizar diferencias.
  • Terminar con un agradecimiento. Señalar que su actitud ha sido positiva y estimulante
Evitar
  • Desprestigiar al que pregunta.
  • Contestaciones largas.
  • Dar la sensación de que el tema no es importante.
  • Decir “no lo sé” y pasar a otro tema.
  • Entrar en discusiones particulares.

Reglas de oro para la técnica de preguntas

  1. Tener un objetivo para cada pregunta.
  2. Hacer las preguntas de una manera corta y simple, buscando provocar la respuesta del interlocutor (con ¿“qué”? y ¿“cómo”? suele conseguirse).
  3. Ampliar la pregunta para facilitar la respuesta en el caso de que no quedara clara.
  4. Formularlas de una en una.
  5. Evitar la sensación de interrogatorio, crear un clima distendido.
  6. No hacer preguntas molestas, rebuscadas o capciosas.
  7. No es aconsejable preguntar para poner en evidencia la ignorancia de algún asistente.
  8. Pedir permiso para preguntar sobre temas delicados o privados.
  9. No responder las propias preguntas: esperar la respuesta del interlocutor.
  10. Para preguntar a un individuo concreto, primero llamarle por su nombre (así se le da la oportunidad de prepararse).
  11. Evitar que siempre respondan los mismos.
  12. Si nadie responde inmediatamente a una pregunta, esperar. Si después de la pausa no responde nadie, dirigirla a alguien en concreto.
  13. Abrir las preguntas contestadas con un “sí” o un “no” con otras preguntas más precisas.
  14. Escuchar activamente.
  15. Recordar las respuestas (mejor tomando notas).

Estrategias para estimular y canalizar la participación

  1. Recordar el objetivo de la reunión, no permitir excesivos casos particulares o anecdóticos, incluyéndose a uno mismo.
  2. Atenerse al guión elaborado: lo que se va a discutir, el resultado esperado, etc. Mantener la discusión “encarrilada”.
  3. No dogmatizar, la verdad a menudo es algo relativo.
  4. Hablar con el grupo y no al grupo.
  5. No perder la posibilidad de razonar cuando surja una idea enteramente nueva.
  6. Escuchar y que los demás perciban que se hace. No interrumpir, demostrar respeto por lo que dicen los demás.
  7. Jamás dejar que la reunión degenere en una discusión entre dos participantes. En este caso hacer participar inmediatamente al resto del grupo.
  8. Reservar tiempo para las preguntas.
  9. Evitar decir que no se está de acuerdo, buscar otros caminos.
  10. No permitir ironía, acusaciones, falta de atención o descortesía a ningún participante. Si se debe advertir algo o a alguien, es mejor hacerlo en privado de forma positiva y relajada.

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